Przechowywanie prac etapowych

PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA PRAC ETAPOWYCH

Prace etapowe to prace wykonane przez studenta_tkę w ramach określonych zajęć, pozwalające ocenić stopień przyswojenia treści kształcenia oraz stopień osiągnięcia efektów uczenia się założonych dla danego przedmiotu (zgodnie z zapisami w sylabusie).

Do prac etapowych zalicza się:

A) prace pisemne:

  • prace dyplomowe (licencjackie i magisterskie),
  • egzaminy pisemne, kolokwia, testy,
  • projekty, eseje, raporty, prezentacje, portfolia, referaty,
  • inne semestralne i roczne prace zaliczeniowe;

B) prace ustne –  ich materialnym potwierdzeniem podlegającym archiwizacji są zadane studentowi pytania i zagadnienia spisane przez osobę przeprowadzającą zaliczenie lub egzamin.

Przechowywanie i archiwizacja prac etapowych

  1. Zasady archiwizacji prac dyplomowych określone zostały w Zarządzeniu nr 3/2020/2021 Rektora Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu z dnia 7 września 2020 r. w sprawie składania i przechowywania prac dyplomowych z wykorzystaniem Archiwum Prac Dyplomowych oraz dokumentowania egzaminu dyplomowego.
  2. Za archiwizację prac etapowych innych niż prace dyplomowe, tak pisemnych, jak i spisanych pytań i zagadnień egzaminów i zaliczeń ustnych (zob. zał. 1. Wzór protokołu z zaliczeń i egzaminów ustnych), odpowiedzialni są pracownicy oraz doktoranci oceniający te prace w ramach prowadzonych zajęć dydaktycznych.
  3. Zestawy prac etapowych opisać należy, podając następujące dane:
    • kierunek studiów,
    • forma studiów: stacjonarne / niestacjonarne,
    • rok akademicki oraz semestr,
    • poziom studiów: studia I stopnia / studia II stopnia,
    • tytuł / stopień oraz imię i nazwisko pracownika prowadzącego zajęcia,
    • nazwa przedmiotu,
    • rodzaj zajęć: wykład / konwersatorium / ćwiczenia / warsztaty.
  4. Prace etapowe należy zachować do końca roku akademickiego następującego po zakończeniu cyklu kształcenia, realizowanego przez studenta_tkę. Cykl kształcenia obejmuje:
    1. 3 lata na studiach licencjackich stacjonarnych i niestacjonarnych,
    2. lata na studiach magisterskich stacjonarnych i niestacjonarnych.

Np. jeśli praca etapowa stanowi zaliczenie przedmiotu przyporządkowanego do II roku studiów licencjackich, pracę przechować należy przez następne dwa lata; z kolei, jeśli przedmiot przyporządkowany jest do II roku studiów magisterskich, pracę przechowujemy do końca kolejnego roku akademickiego.

  1. Prace etapowe mogą być przechowywane w wersji papierowej bądź elektronicznej w sposób umożliwiający wgląd osób do tego uprawnionych (oprócz odpowiedzialnego za archiwizację pracownika prowadzącego zajęcia, osób upoważnionych przez kierownika jednostki).
  2. Prace etapowe w wersji papierowej i elektronicznej należy przechowywać zgodnie z zasadami ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO), uniemożliwiając dostęp do nich osobom niepowołanym i nieupoważnionym.
  3. Dyrektor Instytutu Filologii Polskiej lub wskazany przez niego Kierownik Zakładu jest zobowiązany przejąć obowiązek archiwizacji w przypadku, jeśli pracownik lub doktorant odpowiedzialny za archiwizację zakończył pracę przed upływem wymaganego okresu określonego w punkcie 4 a i b.
  4. Po upływie wymaganego okresu przechowywania prace etapowe należy przekazać do utylizacji.